物业小区接管流程

东山雅筑业主委员会

东业委[]4号

关于终止物业服务合同及做好物业服务交接的函

广州嘉邦酒店物业服务有限公司：

东山雅筑业主大会会议已于年10月27日至11月15日顺利召开，业主大会会议表决汇总统计结果已于年11月16日起至年11月30日在小区公告栏进行公示。经越秀区房管局重新核实，本次业主大会合规合法有效。

按照东山雅筑业主大会的决议，东山雅筑小区决定解聘广州嘉邦酒店物业服务有限公司，选聘广州市万科物业服务有限公司为小区的物业服务人。根据《广州市物业管理条例》的相关规定，现向贵司告知如下事项：

一、东山雅筑小区与贵司的物业服务合同于年1月18日终止。

二、年1月18日至年3月18日为交接期，请贵司配合业主大会选聘的新物业服务人做好交接工作，向业主委员会移交物业相关资料、财物，及时退回业主预缴的物业服务费及各类押金、与相关部门结清水电费等。交接期内请继续做好服务。

感谢贵司多年以来的物业服务，望贵司在交接期间继续做好小区的物业服务工作，确保小区平稳安全，东山雅筑全体业主不胜感激！

特此函达！

附件：《退出物业管理区域应移交资料清单》

广州市东山雅筑业主委员会

二〇二二年一月十八日

抄送：广州市梅花村街道办事处、越秀区梅花村街道福今居委会、越秀区房管局

附相关法规条文：《广州市物业管理条例》第七十八条

前期物业服务合同或者物业服务合同终止的，物业服务人应当在合同终止之日起十五日内退出物业服务区域，同时向业主委员会、决定自行管理的业主或者其指定的人移交下列资料、财物：

（一）承接查验时建设单位移交的资料；

（二）业主清册；

（三）共用部位和共用设施设备；

（四）物业服务期间改造、维修、保养有关物业形成的技术资料；

（五）物业服务期间配置的属于业主所有的固定设施设备；

（六）共有资金；

（七）实行酬金制的，预收的物业服务资金和服务期间的财务资料；

（八）其他应当移交的财物、资料。

物业服务人不得损坏、隐匿、销毁本条前款规定的资料、财物，并配合业主大会选聘的新物业服务人做好交接工作。

业主委员会、决定自行管理的业主或者其指定的人应当和业主大会选聘的新物业服务人对共用部位、共用设施设备进行查验，签订物业验收协议，并向新物业服务人移交本条第一款规定的资料。

物业小区接管流程

一、成立接管小组

组长：A赵恒成忠李志燕全面负责

组员：B郭于艳成忠张庆负责设备运营

C王姗陈慧敏卢爱梅负责客户服务

D王万玉陈逸张庆负责保安消防

E刘阳王姗李志燕负责环境绿化

F张捷赵恒刘阳负责财务

二、交接内容

物业项目交接协议一般包括：物业项目名称、交接主体、交接时间、权利和责任分界点、交接内容、交接查验方法和标准、相关债权债务的处理、争议解决方式等。

原物业应先做资料交接：将物业的产权资料、工程竣工验收资料、工程技术资料、工程经济资料和其它有关资料移交给新物业。 　　资料移交完毕后，移交和接收双方须签字认可；若有未移交部分，由双方列出未移交部分的清单，确定后续移交期限或无法移交理由，双方签字认可。 　　资料交接完毕后是现场交接：新物业应对物业管理区域内共用设施设备进行逐项验收，注明设备现状及接管时间。

业主委员会应对查验接管过程进行记录，并存档备查。交接证明应由交接双方、相关单位盖章及现场参加人员签字。业主委员会及原物业公司应当配合新物业公司依法接管保安、消防、停车等安全防范岗位，维护物业管理区域的正常秩序。

(一)资料的交接

资料的交接主要包括以下一些内容:

1、物业规划图;

2、竣工图(包括总平面、单体竣工图);

3、建筑施工图;

4、工程验收的各种签证、记录、证明;

5、房地产权属关系的有关资料;

6、机电设备使用说明书;

7、消防系统验收证明;

8、公共设施检查验收证明;

9、用水、用电、用气指标批文;

10、水、电、气表校验报告;

11、有关工程项目的其他重要技术决定和文件。

12、“用户手册”。

(二)物业接管验收

物业接管验收不同于竣工验收,它是在竣工验收的基础上,以主体结构安全和满足使用功能为主要内容的再检验。一般来说物业接管验收包括以下内容:

1、主体结构验收。地基沉降不应超过国标规定的变形值,不得引起上部结构的开裂或毗邻房屋的破坏;主体结构构件的变形及裂缝也不能超过国标规定;外墙不得渗水。

2、屋面及楼地面。屋面应按国标规定排水畅通,无积水、不渗漏;楼地面与基层的粘结应牢固,不空鼓且整体平整,无裂缝、脱皮和起砂现象;卫生间及阳台、厨房的地面相对标高应符合设计要求,不得出现倒水及渗漏现象。

3、装修。应保证各装修部位或构件既美观大方又满足使用要求,不得出现因装修不善而造成的门窗开关不灵,油漆色泽不一,墙皮脱落等现象。

4、电气。电气线路应安装平直、牢固,过墙有导管;照明器具必须安装牢固,接触良好;电梯等设备应运转正常且噪声震动不得超过规定;此外各类记录及图纸资料应齐全。

5、水卫、消防、燃气。上、下水管道应安装牢固,控制部件启闭灵活,无滴,漏、跑、冒现象;消防设施应符合国家规定,并有消防部门检验合格证;采暖的锅炉、箱罐等压力容器应安装平整、配件齐全,没有缺陷,并有专门的检验合格证;燃气管道应无泄漏。此外,各种仪表仪器、辅机亦应齐全、灵敏、安全、准确。

6、附属工程及其他。室外道路、排水系统等的标高、坡度等因素都应符合设计规定;相应的市政、公建配套工程与服务设施应达到质量和使用功能的要求。

7、工程、保安、环卫、客服、财务各组使用的工具及使用说明。

8、工程、保安、环卫、客服设施设备及使用工具、维护保养记录、维保电话号码。

交接双方应当制作物业查验记录。物业查验记录一般包括房屋质量查验记录、设施设备查验记录和环境工程查验记录，双方可以根据物业的具体情况设计查验记录表。查验记录表应当包括查验项目名称、查验时间、查验内容、查验人签字、查验结论、存在问题、返修意见、跟踪结果等。

原物业公司应将预收的物业管理服务费、代管的各种能源费、押金、共用设施设备的专项维修资金、物业共用部位、共用设施设备的经营收益以及收支账目一并移交给新物业公司。 　　除了钱以外，原物业公司应将属于全体业主共有的物业管理用房、公共用房、设备用房、生产作业工具及办公用品等移交给新物业公司。

(三)核实原始资料

在现场验收检查的同时,应核实原始资料,逐项查明,发现有与实际不相符之处,应及时做出记录,并经双方共同签字存档。

(四)用户情况调查

用户是物业管理机构的服务对象,物业管理企业在交接物业时,应及时准确地了解用户的特征、家庭特点、产权情况、经营情况、业务范围等等一些问题,以便顺利地开展物业管理,并有针对性地提供一系列综合服务项目。

(五)建立档案

物业管理中的资料档案,是便于物业管理企业日后管理的一项重要工作。管理过程中,应将资料分类、装订成册,或存入电脑随时调用。资料档案的内容主要有:

1.物业开发可行性研究报告;2.物业开发建设时的有关图纸、记录等资料;3.物业管理方案及物业管理招标投标时的有关资料;4.历年物业管理工作报告和财务报告;5.房地产权属关系的有关资料;6.物业用户的有关资料。

三、交接时间

自年1月18日至年3月18日止。

四、交接注意事项

交接前的准备工作：

物业费、停车费等费用。物业向业主所收取的物业费、停车费及水、电费等其他费用，前任物业公司有无已经多收取的费用，如有，索要回逾收的各项费用，或者对此解决方案有三方签字认可的书面约定。

各类能源费。前任物业有无拖欠自来水公司、供电局及燃气公司等各项费用，如有，敦促其交接前缴清。

各类遗留问题。车辆刮蹭事件，前任物业有无承诺给业主在物业费、停车费或者其他形式的解决承诺，进行摸底调查，避免接手之后，造成业主费用已交，但承诺的问题还未解决。

业主家中有个别特殊问题的，前任物业给业主承诺并未兑现的，摸清情况，由前任物业进行解决，避免业主日后将其承诺转嫁到新任物业。例如：个别业主减免物业费等情况。

工程遗留问题，要进行摸底调查，掌握小区或业主家中的工程遗留问题的类别、开发及施工方的维修情况、目前遗留问题的处理情况等。

其他准备工作：物业用房的确定，各工作岗位人员的准备是否到位的情况，办公用品、员工工服等各类物资准备情况，工程、保洁的工具到位情况，正常办公所需的各类表格等文件，垃圾清运、电梯维保等外包服务的考虑。

保障交接当日的物业服务正常的开展。

交接当天工作注意事项：

一、物业承接查验按照下列程序进行：

1、确定物业承接查验方案；

2、移交有关图纸资料；

3、查验共用部位、共用设施设备；

4、解决查验发现的问题；

5、确认现场查验结果；

6、签订物业承接查验协议；

7、办理物业交接手续。

二、现场查验前，建设单位应当向物业服务企业移交下列资料：

1、竣工总平面图，单体建筑、结构、设备竣工图，配套设施、地下管网工程竣工图等竣工验收资料；

2、共用设施设备清单及其安装、使用和维护保养等技术资料；

3、供水、供电、供气、供热、通信、有线电视等准许使用文件；

4、物业质量保修文件和物业使用说明文件；

5、承接查验所必需的其他资料。

未能全部移交前款所列资料的，建设单位应当列出未移交资料的详细清单。

三、物业服务企业应当对下列物业共用部位、共用设施设备进行现场检查和验收：

1、共用部位：一般包括建筑物的基础、承重墙体、柱、梁、楼板、屋顶以及外墙、门厅、楼梯间、走廊、楼道、扶手、护栏、电梯井道、架空层及设备间等；

2、共用设备：一般包括电梯、水泵、水箱、避雷设施、消防设备、楼道灯、电视天线、发电机、变配电设备、给排水管线、电线、供暖及空调设备等；

3、共用设施：一般包括道路、绿地、人造景观、围墙、大门、信报箱、宣传栏、路灯、排水沟、渠、池、污水井、化粪池、垃圾容器、污水处理设施、机动车（非机动车）停车设施、休闲娱乐设施、消防设施、安防监控设施、人防设施、垃圾转运设施以及物业服务用房等。

四、水、电表进行抄底记录

将公共区域所有的涉及物业的水表、电表的表底进行抄底记录，以交接时点为据，之前的由前任物业缴纳，之后由新进驻物业公司缴纳。

物业费、停车费。两费用均以交接时点为据，之后的各项费用由新任物业开始计收，如有业主所欠前任物业费用，该物业必须依法依约进行收取，不能干扰新任物业的收费工作。

六、对自来水公司、供电局及燃气公司办理相应的用户变更名称手续，将小区能源使用用户变更为新任物业公司名称。

七、外包服务项目合同及其他合同的交接或重新签订相关合同。

八、交接当天工作可按照“部门对部门”的方式进行交接，即可考虑先进行保安的交接，由秩序部安排好各岗位人员在交接当天陆续接下各个岗位，随后可分别进行客服、工程、保洁、绿化等相应交接，均可采取交接方部门对应接替方的部门进行交接，双方对应交接部门均有负责人，由第三方进行监督，交接完毕要有三方签字确认的交接资料

移交内容

1.物业资料 　　（1）物业产权资料、综合竣工验收资料、施工设计资料、机电设备资料等。 　　（2）业主资料包括：1）业主入住资料，包括入住通知书、入住登记表、身份证复印件、相片；2）房屋装修资料，包括装修申请表、装修验收表、装修图纸、消防审批、验收报告、违章记录； 　　（3）管理资料：各类值班记录、设备维修记录、水质化验报告等各类服务质量的原始记录。 　　（4）财务资料包括：估定资产清单、收支账目表、债权债务移交清单、水电抄表记录、其他需移交的各类凭证表格清单。 　　（5）合同协议书，之对内对外签订的合同、协议原件。 　　（6）人事档案资料，之双方统一移交留用的在职人员的人事档培训、考试记录。 　　（7）其他组要移交的资料。 　　资料移交应按资料分类列出目录，根据目录名称、数量逐一清点是否相符完好，移交后双方在目录清单上盖章签名。2.物业共用部位及公共设施设备管理工作的交接 　　（1）物业共用部位及共用设施设备，包括消防、电梯、空调、给排水、供配电等机电设备及附属配件，共用部位的门窗，各类设备房、管道井、公共门窗的钥匙等； 　　（2）共用配套设施，包括环境卫生设施（垃圾桶、箱、车等）、绿化设备、公共秩序与消防安全的管理设施（值班室、岗亭、监控设施、车辆道闸、消防配件等）、文娱活动设施（会所、游泳池、各类球场等）； 　　（3）物业管理用房，包括办公用房、活动室、员工宿舍、食堂（包括设施）、仓库。 　　停车场、会所等需要经营许可证和资质的，移交单位应协助办理变更手续。3.人、财、物的移交或交接 　　（1）人员。在进行物业管理移交时，有可能会有原物业管理机构在本项目任职人员的移交或交接，承接物业的管理企业应与移交方进行友好协商，双方达成共识。 　　（2）财务。移交双方应做好账务清结、资产盘点等相关移交准备工作。移交的主要内容包括物业服务费、维修资金、业主各类押金、停车费、欠收款项、代收代缴的水电费、应付款项、债务等。 　　（3）物资财产。包括建设单位提供和以物业服务费购置的物资财产等，主要有办公设备、交通工具、通信器材、维修设备工具、备品备件、卫生及绿化养护工具、物业管理软件、财务软件等.

广州市东山雅筑业主大会

广州市东山雅筑业主委员会年1月18日

抄送：广州市梅花村街道办事处、越秀区梅花村街道福今居委会、越秀区房管局